6. Digitale ambities en Informatieveiligheid

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan

Digitalisering dossiers

Het opschonen van de bouwdossiers van de gemeente Tubbergen is afgerond en klaar voor digitaliseren (scannen). In september is er een start gemaakt met het opschonen en bewerken van de bouwdossiers van de gemeente Dinkelland.

E-Depot

Er is software ontwikkeld om de gescande bouwdossiers rechtstreeks in het E-depot te plaatsen. Deze software is klaar en gaat ingezet worden bij de inrichting van de scanstraat.  Het starten van de scanstraat (in eigen beheer) heeft vertraging opgelopen vanwege Corona. 

Doorontwikkeling E-dienstverlening

De technische inrichting  de burgerzaken e-diensten is gereed. De e-diensten kunnen communiceren met de vakapplicatie. Digid, Eherkenning en internet kassa's zijn aangevraagd.

Zodra de Digid door Logius is gereedgemaakt kunnen we de e-diensten voor overlijden en verhuizingen in productie nemen. Dan is de basis op orde en kunnen we de volgende e-diensten uitrollen.

Implementatie Omgevingswet

De benodigde 3 Softwarepakketten voor, "vergunningverlening en handhaving", het Omgevingsplan en de bijbehorende toepasbare regels,  zijn in 2020 aangeschaft, ge-implementeerd en aangesloten op de test omgeving van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan 

Het up-to-date houden van faciliteiten voor het plaats en tijd onafhankelijk werken.

Implementatie en doorontwikkeling management systeem voor mobiele apparaten .

Deze actie binnen de ambitie is afgerond en is overgedragen naar de lijnorganisatie.

Verdergaande beveiliging ICT-netwerk.

Deze actie binnen de ambitie is afgerond en is overgedragen naar de lijnorganisatie.

Uitwijk

In verband met COVID19 is er geen uitwijk gedaan. Deze is verplaatst naar februari 2021.

Doorontwikkeling MS Office

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan

Audit

De jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit is volgens planning verlopen. De manier waarop wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben geregeld is door een onafhankelijke partij onder de loep genomen. Vanwege het coronavirus is onafhankelijk onderzoek naar informatieveiligheid naar begin 2021 verplaatst. 

Governance

Het nieuwe strategische beleidskader voor informatieveiligheid is inmiddels vastgesteld, en de governance structuur voor informatieveiligheid is aangepast om meer actiegericht maatregelen te kunnen doorvoeren.  

Risicomanagement

Teamcoaches zijn  beter ondersteund in het inschatten van risico’s. Ook zijn verschillende Privacy Impact Assessments (PIA’s) uitgevoerd, deze zijn echter nog niet geïntegreerd in dagelijkse processen. Op het gebied van informatieveiligheid is beter inzicht verkregen in kritische processen en informatiesystemen, en zijn stappen gezet om risicomanagement aan compliance en audit te koppelen. 

Bewustwording en Opleiding

Compliance

In projecten worden advies op het gebied van informatieveiligheid en privacy steeds eerder ingewonnen, al blijft het een constant aandachtpunt. Met de aanschaf van de Information Security Management System (ISMS) module van Fully In Control is een slag gemaakt in het meer aantoonbaar 'in control' zijn op het gebeid van informatieveiligheid. 

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan

IT-Platform Twente

Het Regionaal Digitale Knooppunt waar Noaberkracht gebruik van maakt is verhuisd van de gemeente Hengelo naar de gemeente Enschede en zijn "SSO Single Sign One" en een "Wachtwoordkluis" beschikbaar gemaakt die wij als Noaberkracht gaan inzetten.

Daarnaast is het Regionaal Platform Bedrijfsvoering  akkoord gegaan met de aanpak van het plan "Duurzame Toegankelijkheid".

Ontwikkeling omgevingsdienst Twente (ODT)

De gemeentes zijn erg tevreden over het gezamenlijk functioneelbeheer van de applicatie. Een governance traject is gestart om afspraken te maken en deze te formaliseren. Met het ODT testen we naar mogelijkheden om informatie stromen tussen de behandelaren van de verschillende partijen te optimaliseren. 

De Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur ( GGI)

De gemeenten Tubbergen, Dinkelland en Noaberkracht zijn aangesloten op de GGI via de regio Twente. Er  zijn nog geen diensten afgenomen, we volgen de ontwikkelingen op de voet.

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan

Standaardisering t.b.v. Omgevingswet

We hebben in beeld gebracht wat de nieuwe standaarden betekenen en eind 2020 is een Pilot opgestart om ook te gaan oefenen met de nieuwe standaarden.

Verbeteren gebruiksoppervlakten

We hebben in 2020 een forse slag gemaakt. Voor ca 50% van alle woningen is de gebruiksoppervlakte opnieuw bepaald. In 2021 krijgt het project een vervolg, zodat in 2022 alle WOZ-taxaties van woningen kunnen worden gebaseerd op betrouwbare gebruiksoppervlakte.

Integraal Objectenbeheer

Alle processen voor de bijhouding van objecten voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Grootschalige Topografie (BGT) en Wet Onroerende Zaken (WOZ) zijn in het afgelopen jaar geïntegreerd. De afstemming tussen de betrokken teams is geoptimaliseerd, waardoor mutaties eenmalig en efficiënt worden verwerkt voor meervoudig gebruik.

Omschrijving actie

Wat hebben we gedaan

Evaluatie Procesgericht werken en proceseigenaarschap

De eerste fase (beleid) van project 'Werken in Processen', ter verbetering van procesmanagement, is afgerond. Fase 2, het implementatieplan, is inmiddels gestart. 

Verbeteren processen

Ook in 2020 zijn weer verbeteringstrajecten gestart (en afgerond). Voorbeelden hiervan  zijn:

• het digitaliseren van de processen toeristenbelasting,  evenementenvergunning,  klachten & complimenten, inkoop en aanbesteding  en meten klantbeleving.
• het verbeteren van de processen omtrent melding gevonden/verloren voorwerp, subsidieaanvragen, bijschrijven leidinggevende drank en horecavergunning, horeca en slijterbedrijf, para commerciële inrichtingen, bestuurlijke besluitvorming, standplaats en omgevingswet.
• het automatiseren van verscheidene briefsjablonen waarbij procesgegevens uit applicaties (powerbrowser en zaaksysteem) direct worden ingevuld.