6. Digitale ambities en Informatieveiligheid | Jaarstukken 2021 Noaberkracht

Wat wilden we bereiken in 2021?

Informatievoorziening zorgt ervoor dat medewerkers, management en bestuur efficiënt en effectief kunnen werken en dat er uitstekende dienstverlening kan worden geleverd vanuit een compacte organisatie. De inrichting van de informatievoorziening maakt het mogelijk mee te bewegen bij nieuwe ontwikkelingen, de verschillende bestuursstijlen van beide gemeenten of veranderingen in de samenleving. In 2020 hebben wij een nieuwe visie op informatievoorziening vastgesteld, waarin de volgende principes zijn opgenomen:

We bieden onze producten en diensten digitaal, toegankelijk en betrouwbaar aan
Onze kritische bedrijfsprocessen zijn optimaal ingericht
Onze informatie is vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en duurzaam te archiveren
We werken met veilige systemen
We sluiten aan bij landelijke en regionale ontwikkelingen
Onze informatievoorzieningsorganisatie is professioneel gemanaged
We benutten de kracht van onze bedrijfskritische applicaties

Door de toenemende focus op informatievoorziening en digitalisering wordt informatieveiligheid en privacy steeds belangrijkere thema's binnen de overheid en dus ook binnen Noaberkracht. De uitwerking hiervan wordt de komende jaren veel aandacht aan besteed. Enerzijds gaat het hier om het werken aan de vergroting van bewustwording van medewerkers en anderzijds het nemen van technische en organisatorische maatregelen.

Wat hebben we daarvoor gedaan in 2021?

Duurzaam toegankelijk op orde

Omschrijving actie

Status

Uitbreiding E-dienstverlening

De e-dienst overlijden staat in productie. De e-dienst Verhuizingen is uitgesteld tot na de koppeling met het zaaksysteem i.v.m. het missen van de functionaliteit om documenten toe te voegen aan de aanvraag zaak. De overige e-diensten BRP en Burgerlijke stand uittreksel zullen na 1-5-2022 in gebruik worden genomen. Dit i.v.m. capaciteitsgebrek om voor de Ensia verantwoording de DIGID aansluitingen mee te nemen.

De e-Dienst mijnregie is in test ingericht, maar wordt ook tot na 1-5-2022 uitgesteld i.v.m. Ensia verantwoording Digid.

De eDiensten voor belastingen zullen in gebruik zijn wanneer de WOZ aanslagen worden verstuurd in 2022.

Procesanalyse en inrichting E-depot

In oktober 2021 zijn we gestart met het digitaliseren van de bouwdossiers van Tubbergen en opname van deze dossiers in het E-depot.

Doorontwikkeling ICT

Omschrijving actie	Status
Onderzoek vervangen/uitbreiden gegevensopslag	Het uitbreiden van diskruimte voor de opslag van data en het inrichten van de externe Back-up zijn in 2021voltooid en de actie is overgedragen naar de lijnorganisatie
Doorontwikkeling MS Office	Deze actie binnen de ambitie is afgerond, deze is in 2021 overgedragen naar de lijnorganisatie.
Werken in de Cloud	In 2021 hebben we de nieuwe belastingenapplicatie en de eDiensten voor MijnRegie ingericht in de Cloud.

Volwassenheid op het gebied van informatieveiligheid en privacy van de organisatie vergroten

Omschrijving actie	Status
Voortgangsinformatie beschikbaar maken	We hebben de applicatie FullyInControl ingericht om onze informatieveiligheidsorganisatie te ondersteunen. Inmiddels is een GAP analyse en baseline toets voor de Baseline informatieveiligheid Overheid (BIO), het beleidsplan, top risico's, kritische informatiesystemen, acties en audits in het systeem gezet.
Medewerker bewustzijn vergroten	Het digitale bewustwordingsprogramma informatieveiligheid en privacy is gestart en loopt volgens planning. Eind 2021 is met het platform een phishingtest gedaan en zijn de deelnamecijfers aan het DT/MT gepresenteerd.
Het vergroten van proceseigenaarschap	Zie: 'verbeteren organisatieprocessen'.
Verbeterd risicomanagement	In het eerder genoemde implementatietraject van de applicatie FullyInControl heeft risicomanagement een prominente plek gekregen. Op basis van verschillende bronnen zoals eigen controles, lessons learned van incidenten, onze accountant, de jaarlijkse verplichte ENSIA audit, een externe QuickScan en pentest is een inschatting gemaakt van noodzakelijke investeringen in de informatieveiligheidsorganisatie.
Volwassen auditfunctie	Het organisatie brede controleprogramma moet nog opnieuw worden vastgesteld. Echter is hier in 2021 alvast een voorschot op genomen door een auditplan op te stellen voor informatieveiligheid welke is vertaald naar de applicatie FullyInControl. Eind 2021 hebben we in-, uit- en doorstroom proces geëvalueerd. Op basis hiervan is een project gestart om de benoemde verbeteringen door te voeren. Daarnaast hebben we via GGI-Veilig een onderzoek uitgevoerd naar de volwassenheid van de informatieveiligheidsorganisatie en de weerbaarheid van onze digitale voorzieningen.

Samenwerken

Omschrijving actie	Status
Onderzoeken Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) diensten	Geen bijzonderheden over 2021te melden. Wij blijven de ontwikkelingen volgen.
Vervolg ontwikkelingen Common Ground	Geen bijzonderheden over 2021 te melden. Wij blijven de ontwikkelingen volgen.

Verbeteren en door ontwikkelen beheergegevens

Omschrijving actie	Status
Verbeteren gebruiksoppervlakten	De projectmatige herberekening van gebruiksoppervlaktes van woningen is gereed en inmiddels ingelezen in de applicatie voor WOZ en gemeentelijke belastingen. Op basis van de gebruiksoppervlaktes worden vanaf 2022 de gemeentelijke belasting aanslagen voor de woningen bepaald. De nieuwe oppervlaktes moeten begin 2022 nog worden ingelezen in de applicaties voor de BAG.
Integraal Objectenbeheer	In 2020 zijn we gestart met integraal Objectenbeheer voor de basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Grootschalige Topografie (BGT) en Waarde Onroerende Zaken (WOZ). De nieuwe applicatie voor WOZ en belastingen en de waardering op gebruiksoppervlaktes zorgen voor enkele veranderingen in het proces. In 2022 gaan we de processen evalueren en nog verder aanscherpen om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Verbeteren organisatieprocessen

Omschrijving actie	Status
Uitvoering implementatieplan Werken in Processen	Inhoudelijk gezien is Fase 2 (het implementatieplan) van het project in 2021 afgerond. Het verbeteren van procesmanagement hebben we inmiddels in de organisatieontwikkeling opgenomen.

Wat heeft het gekost in 2021?

Bestedingen in 2021

Digitale Ambitie

Budget 2021

Uitgaven 2021

Restantbudget

Digitalisering Bouwdossiers naar eDepot.

Omdat het project digitalisering bouwdossiers naar eDepot doorloopt in 2022, is ons voorstel om het restantbudget van € 246.505 mee te nemen in de budgetoverheveling naar 2022.

€ 339.855

€ 93.350

€ 246.505

Bij de overige ambities hebben we gebruik gemaakt van de beschikbare uren van de medewerkers van het organisatieonderdeel informatiemanagement en facilitair.