In 2021 hebben een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden op het gebied van Organisatieontwikkeling. Deze worden hieronder beschreven.
Samenlevingsgericht werken
De autonome gemeentelijke besturen Dinkelland en Tubbergen hanteren een gezamenlijke bestuursstijl: Samenlevingsgericht werken. Het is voor Noaberkracht een essentiële opgave de beide besturen vanuit deze context te bedienen.
In de ontwikkeling naar meer samenlevingsgericht werken, is in 2021 ingezet op 5 speerpunten:
1. Instrumentenkoffer
2. Bestuursstijl
3. Medewerkers
4. Financiering
5. (Be)sturing
De term Samenlevingsgericht werken krijgt steeds meer betekenis en inhoud. Er zijn in 2021 gesprekken gevoerd met multi disciplinair samengestelde groepen medewerkers van Noaberkracht over Samenlevingsgericht werken. Uit deze gesprekken blijkt dat de term bekend is bij de medewerkers, en het als vanzelfsprekend wordt ervaren te denken en handelen vanuit het perspectief van de inwoner. Wel zijn er door de medewerkers aandachtspunten en knelpunten benoemd, om het ook daadwerkelijk consequent en kwalitatief in de praktijk ten uitvoer te brengen. De eindrapportage van deze gesprekken verwachten we in het 1e kwartaal van 2022.
De knelpunten die aan de orde kwamen, zijn alvast integraal meegenomen in het plan Organisatie ontwikkeling. Zodat Samenlevingsgericht werken van onderop, als leidend principe de rode draad wordt door alle werkprocessen en de verdere ontwikkelingen bij Noaberkracht. Zichtbaar wordt hierbij, dat het proces naar meer Samenlevingsgericht werken op een punt komt dat investering in zowel inhoudelijke als financiële zin noodzakelijk is om verder te komen.
Integraal management
Tot juni 2021 was organisatie ontwikkeling in een programmatische aanpak georganiseerd. Deze aanpak hebben we losgelaten, vanuit de wens het management meer in positie te brengen integraal te kunnen sturen op strategische doelen en ontwikkelingen in de samenleving. Bij een wendbare en flexibele organisatie, hoort een wendbaar en flexibel management team die slagvaardig richting geeft aan de inzet van ambtenaren, en ook aan verwachtingen van bestuurders.
Om dit handen en voeten te geven, is medio 2021 het IMO geïntroduceerd, het Integraal Management Overleg. Tijdens dit maandelijks overleg, overzien directie, teamcoaches en programma regisseurs samen de zaken die op de ambtelijke organisatie afkomen. Daarbij wordt op methodische wijze geprioriteerd, richting gegeven en (bij)gestuurd. Hoe integraal management op een slagvaardige manier vorm en inhoud te geven op de langere termijn, zonder afbreuk te doen aan hetgeen is opgebouwd in het kader van zelforganisatie en programma management, is een vraag die binnen het management leeft.
Strategisch Human Resource beleid
Een van de uitdagingen voor ambtelijke organisaties, is het voeren van HR beleid passend bij de vernieuwende en flexibele organisatie die Noaberkracht wil zijn. We hebben in 2020-2021 strategisch HR beleid ontwikkeld. Daarnaast hebben we in het plan Organisatie ontwikkeling de veranderende arbeidsmarkt als 1 van de 4 trends benoemd waar Noaberkracht op zal moeten investeren. Het strategisch HR beleid dat in 2020-2021 is ontwikkeld, samengevoegd met activiteiten uit het nieuwe plan Organisatie ontwikkeling, zal in 2022 voorliggen ter besluitvorming. Ondertussen hebben we al wel de noodzakelijk zaken opgepakt. Die zijn te lezen in de paragraaf personeel (hoofdstuk 7).
Zelforganisatie
Noaberkracht heeft de ambitie teams vanuit een zo groot mogelijke zelforganisatie te laten functioneren. Vanuit het besef dat dit bijdraagt aan wendbaarheid, werkplezier en eigenaarschap. We stemmen de sturingsbehoefte in samenspraak met teams af op de mate waarin zij de verantwoordelijkheid voor zelforganisatie kunnen dragen. Zichtbaar wordt, dat er toename is van teams die vragen om (passende) sturing. Oorzaak hiervan is enerzijds een toename van personele wisselingen door de huidige gunstige arbeidsmarkt, en dus toename van wijzigingen van teamsamenstelling. Een nieuw team behoeft meer sturing om tot een werkstructuur te komen. Anderzijds is zichtbaar dat teams en medewerkers ondersteuning en sturing kunnen gebruiken bij het omgaan met verandering. De Omgevingswet vraagt meer dat ooit integraal werken en denken vanuit ambtenaren, hetgeen het eigen team overstijgt. Samenlevingsgericht werken vraagt kritisch na te denken over de wijze waarop het werk "altijd werd gedaan". Om tot nieuw gedrag te komen in deze veranderende context, is ondersteuning in de breedte van de organisatie noodzakelijk.
Eigenaarschap
Naast de wijze van organiseren en sturen is het ook van belang te weten wat er van je wordt verwacht in je manier van handelen. Ons gedrag bepaalt in hoge mate de kwaliteit van ons werk voor de samenleving. Om binnen Noaberkracht simpel duidelijk te maken wat er van een ieder wordt verwacht, introduceren we de term eigenaarschap: verantwoordelijkheid willen en kunnen nemen voor je werk. Het MT maakt een verdere uitwerking, zodat dit kader geladen kan worden in gesprekken met medewerkers en een duidelijke plek krijgt in de organisatie. Ter inspiratie, richtinggevend, en indien nodig als kader om elkaar aan te kunnen spreken op gedrag.
Werken bij Noaberkracht
Met het vaststellen van de visie op “Werken bij Noaberkracht” begin 2021, hebben we gekozen voor een werkwijze waarbij werknemers werken daar waar en wanneer ze nodig zijn. Goed kunnen samenwerken (fysiek en digitaal) en elkaar ontmoeten zijn belangrijke randvoorwaarden. Voor veel werknemers is het flexibel werken al jaren een gewoonte. En door het vele thuiswerken in 2020 en 2021 is voor een grote groep werknemers de werkwijze (misschien wel blijvend) veranderd. Digitaal vergaderen is meer gewoonte geworden en bij veel werknemers is er thuis een werkplek ingericht. Hierover zijn vooralsnog tijdelijke afspraken gemaakt, zoals over ARBO faciliteiten. Nagedacht wordt over de gewenste gevolgen van de werkwijze "na corona". In het kader van de nieuwe cao is een thuiswerkvergoeding opgenomen. Dit in het kader van goed werkgeverschap. Gemeenten en dus ook Noaberkracht zullen extra moeten investeren in digitalisering. Naast de aanschaf van laptops, softwarelicenties worden ook structureel extra kosten voorzien voor ICT-ondersteuning, digitale beveiliging en ARBO-maatregelen.
Kosten Werken bij Noaberkracht
Zoals aangegeven in het hoofdstuk "Corona", zorgt deze andere manier van werken ook voor besparingen op bestaande budgetten. Het budget voor dienstreizen is daar één van. Doordat we meer digitaal gaan werken, declareren we immers minder kilometers voor dienstreizen. Als we deze digitale manier van werken vasthouden, zal deze besparing structureel worden. Om de hiervoor genoemde investeringen voor de andere manier van werken te kunnen bekostigen, zal deze structurele besparing op het budget voor dienstreizen ingezet worden.