7. Programma Bedrijfsvoering

Ontmanteling Soweco en komst niet regeling gebonden personeel

De wsw-ers werkzaam bij Soweco zijn per 1 januari 2021 overgegaan naar de gemeente Tubbergen. Niet regeling gebonden (ambtelijke) medewerkers die komen te werken bij de Nieuwe uitvoeringsorganisatie dan wel bij de buitendienst van Noaberkracht, komen naar verwachting omstreeks oktober 2021 in dienst bij Noaberkracht. Het door Soweco opgestelde sociaal plan en de daarin opgenomen plaatsingsprocedure zijn daarbij leidend. Door deze ontmanteling groeit de buitendienst van Openbare Ruimte. Een bedrijfsplan wordt voorbereid hoe we onze  organisatie daaraan kunnen aanpassen.

Implementatie samenwerking uitvoering Participatiewet

De bestaande samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Almelo eindigt per 1 januari 2022. Na eerder onderzoek hebben de colleges van de gemeenten Dinkelland, Tubbergen en Oldenzaal in december 2020 besloten om vanaf 1 januari 2022 te gaan samenwerken bij de uitvoering van de participatiewet. Besloten is om samen te gaan werken met de gemeente Oldenzaal bij de uitvoering van de backofficetaken in het kader van de Participatiewet en de frontofficetaken zelf weer ter hand te nemen.

In de afgelopen maanden is er gewerkt aan het procesmodel van deze toekomstige samenwerking en daarvoor is inmiddels een inrichtingsplan en een producten- en processenboek opgesteld, is beschreven welke kennis en competenties we nodig hebben om uitvoering te geven aan deze taken en zijn functieprofielen opgesteld. De werving van personeel, consulenten werk en inkomen, een juridisch adviseur/kwaliteitsmedewerker en een (tijdelijke) coördinator is in het derde kwartaal gestart.

Het financieel kader van de operatie wordt gevormd door incidenteel door de gemeenten beschikbaar gestelde budgetten voor voorbereiding en implementatie, € 222.000, en de structureel beschikbare middelen welke waren gemoeid met de uitbesteding aan Almelo voor de daadwerkelijke uitvoering, €1.000.000.

Generatiepact

De regeling generatiepact is verlengd tot 1 januari 2022. Dat wil zeggen dat medewerkers tot dat moment nog kunnen deelnemen aan deze regeling. In 2021 vindt een evaluatie plaats van de huidige regeling generatiepact.

Ontwikkelingen Cao thuiswerken

De onderhandelingen voor een nieuwe cao per 1 januari 2021 zijn opgeschort. Uit de werkgeversinzet door de VNG voor deze onderhandelingen, na eerder informele overleg tussen VNG en bonden, lijkt al wel zeker dat er een vergoeding komt voor met thuiswerken verband houden kosten (zoals koffie, verwarming ed). Het NIBUD gaat uit vergoeding van €2 per gewerkte thuisdag, wellicht wordt hier aansluiting bij gezocht.

De werkgever is wettelijk verantwoordelijk voor een goede ARBO-werkplek bij thuiswerken. Het is nog niet duidelijk hoe ver die verantwoordelijkheid strekt. Het lijkt in ieder geval aannemelijk dat een verstelbare ARBO-proof bureaustoel nodig zal zijn. Op dit moment worden medewerkers in de gelegenheid gesteld beperkt bureaustoelen mee te nemen, hetgeen mogelijk is doordat als gevolg van corona er een beperkte bezetting op de werklocaties is. Afhankelijk van de cao ontwikkelingen en bezettingsgraden na corona worden de permanente gevolgen afgewogen.

Verlenging tijdelijke gemeentesecretaris

Het tijdelijke contract met de interim gemeentesecretaris Dinkelland / algemeen directeur Noaberkracht is in het eerste kwartaal 2021 als gevolg van langdurige ziekte verlengd tot en met 31 december 2021. Als gevolg van de uitkomst van de WIA keuring zal de huidige gemeentesecretaris Dinkelland / algemeen directeur Noaberkracht helaas niet meer terugkeren en wordt de werving voor deze functie opgestart. De kosten voor verlenging van de inhuur tot en met december 2021 worden geraamd op  € 106.000. Het voorstel is om de kosten ten laste te brengen van de flexibele schil.

Daarentegen ontvangen we van het UWV een wao uitkering in verband met de ziekte van de huidige gemeentesecretaris Dinkelland / algemeen directeur Noaberkracht ter hoogte van € 27.000 over de periode juni-december 2021. Het voorstel is om deze inkomst te storten in de flexibele schil.

Budget extra inzet handhaving

De gemeente Tubbergen heeft incidenteel €140.000 beschikbaar gesteld voor de extra inzet op handhaving. Dit budget is beschikbaar voor de jaren 2021 en 2022, €70.000 per jaar. Inmiddels is de extra inzet via Noaberkracht gerealiseerd. Het incidentele budget wordt dan ook van Tubbergen overgebracht naar Noaberkracht.

Huisvesting Noaberkracht – locatie Denekamp

In het najaar van 2020 heeft het bestuur van Noaberkracht besloten om het door SOM= opgestelde huisvestingsconcept vast te stellen als uitgangspunt voor alle toekomstige ingrepen in huisvesting. Het huisvestingconcept van Noaberkracht heeft als doel te komen tot een flexibele, efficiënte en meer eenduidige huisvesting die de werkprocessen van de organisatie goed ondersteunt. Bij Noaberkracht wordt flexibel gewerkt, gericht op samenwerking en ontmoeting. In de samenleving, thuis of op kantoor, waar en wanneer dat verwacht wordt. De inrichting van het gemeentehuis sluit hier nog niet volledig bij aan. De basis voor het huisvestingsconcept van Noaberkracht is activiteit gerelateerd werken. Activiteit gerelateerd werken onderschrijft dat verschillende mensen, verschillende activiteiten verrichten tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Naast geconcentreerd werken meer mogelijkheden om in projecten te werken en te ontmoeten. Het afgelopen jaar hebben we door het vele thuiswerken ervaring opgedaan in het samenwerken op afstand. Deze ervaring leert dat er zowel behoefte is aan thuiswerken als aan de ontmoeting op kantoor.

Voor de locatie Denekamp is op basis van dit concept gekozen voor realisatie van scenario 1. Scenario 2 en 3 zijn een doorontwikkeling van scenario 1. Waarbij scenario 3 het meest vergaand is en veel meer investeringen vraagt.  De kosten van deze keuze bedragen in totaliteit € 495.000. Daarvan heeft € 222.000 betrekking op bouwkundige investeringen, die voor rekening komen van de eigenaar (de gemeente Dinkelland). En een bedrag van € 273.000 heeft betrekking heeft op investeringen in inrichting en meubilair. De kosten van dit deel komen voor rekening van de gebruiker (Noaberkracht). Met de lasten van deze investering is in de begroting van Noaberkracht rekening gehouden. In dit tweede programmajournaal 2021 van Noaberkracht wordt voorgesteld een krediet beschikbaar te stellen van € 273.000 voor de investeringen in inrichting en meubilair conform scenario 1 en de lasten daarvan ten laste te brengen van de beschikbare stelpost.

Reparatie verwarmingsketel Denekamp

In het eerste programmajournaal van 2021 is er een bedrag van € 15.825 beschikbaar gesteld voor de reparatie van de verwarmingsketel in het gemeentehuis van Dinkelland. De kosten van de reparatie reparatie bleken achteraf toch mee te vallen.  Totale reparatie kosten bedragen € 3.100, een meevaller van € 12.725. Dit budget kan terug naar de post onvoorzien en de flexibele schil.

Monitoren en up-to-date houden ICT netwerk en beveiliging

Een aparte backup-omgeving is ingericht en aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn genomen

Vervangen ICT management systeem (ZenWorks)

In verband met Covid-19 en andere projecten die voorrang hebben is de vervanging van het Management systeem tijdelijk geparkeerd. 

Doorontwikkeling eDienstverlening

Er is een begin gemaakt met de inrichting van een aantal applicaties. Het restantbudget voor doorontwikkeling eDienstverlening bedraagt € 33.310.

Kosten 6e Grid(VDI)server t.b.v. het Noaberkrachtwerken en vervanging Hardware serverruimten in Denekamp en Tubbergen

Om na uitbreiding van "Het werken bij Noaberkracht" in de VDI-omgeving te kunnen blijven werken zal er op korte termijn een  6e Gridserver aangekocht worden. Hiervoor wordt dekking geregeld. Wij zijn voornemens om geen nieuwe maar een gebruikte Gridserver aan te kopen uit een incidenteel budget en deze gedurende 1,5 jaar in te zetten. De incidentele dekking ter hoogte van € 17.000  kan gevonden worden in een meevaller binnen ICT door de verkoop van (afgeschreven) hardware aan (oud)medewerkers en een meevaller in verband met het doorschuiven van een investering.

De reden voor de aankoop van een gebruikte Gridserver is dat Hard- en Software op serverniveau de laatste jaren een grote ontwikkeling heeft doorgemaakt. In de techniek is veel veranderd. Zo is er meer samenhang tussen de losse hardwarecomponenten waardoor er een grotere mate van betrouwbaarheid, beheersbaarheid en capaciteit is ontstaan.  Hier willen we graag gebruik van maken. De bedoeling is om in 2022 een Europese aanbesteding te organiseren om in één keer alle servers (ESX, VDI) met bijbehorende componenten en opslagcapaciteit (SAN) in de serverruimten in Tubbergen en Denekamp te kunnen vervangen.  Hiervoor hebben willen wij ook het investeringskrediet betrekken van de nieuwe 6e Gridserver.

Het streven is om in het voorjaar van 2023 een nieuw serverpark in gebruik te kunnen nemen op basis van deze nieuwe technieken. De financiële dekking hiervoor is aanwezig maar gespreid over verschillende boekjaren en individuele investeringskredieten. Een aantal vervangingen gaan we daarvoor in 2021 en 2022 doorschuiven naar 2023 zodat in dit boekjaar één nieuw allesomvattend investeringskrediet kan worden samengesteld. Technisch is dit mogelijk. Voor het onderhoud van het SAN zal in 2022 wel een aparte verlenging van het onderhoud en het recht op gebruik moeten worden afgesloten.  In het 1e PJ van 2022 komen we hierop terug.

Aanpassingen verzekeringspolis ICT 

De verzekeringspolissen voor ICT apparatuur binnen de organisatie zijn opnieuw afgesloten. De betreffende polis is op naam van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen gezet. Voorheen was de hardware meegenomen in de Opstalverzekeringen van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.  Het budget ter dekking van de kosten wordt volgens de verdeelsleutel overgeheveld van beide gemeenten naar Noaberkracht.

Overhevelen kapitaallasten Soweco

Het onderbrengen van personeel van Soweco met de daar bijbehorende werkzaamheden bij de gemeente Tubbergen heeft gevolgen voor de ICT-omgeving van Noaberkracht. Zo zijn er extra kosten gemaakt voor de aanschaf van hard- en software.  De totale structurele kosten (onderhouds- en afschrijvingslasten) bedragen € 6.991. Dekking is beschikbaar vanuit het oorspronkelijke budget voor Soweco.

iPads voor Bermbeheer

Als gevolg van uitbreiding van werkzaamheden bij de afdeling Openbare Ruimte (OpRu) zijn 3 extra iPads aangekocht voor bermbeheer in de gemeente Tubbergen en Dinkelland. De dekking voor de afschrijvingslasten van de iPads van in totaal €450 per jaar wordt volgens de verdeelsleutel overgeheveld van beide gemeenten naar Noaberkracht.

Overheveling structurele kosten Obi4wan

In de afgelopen maanden heeft Noaberkracht deelgenomen aan een regionale aanbesteding voor een nieuwe Media Monitoringstool dat door team Communicatie gebruikt gaat worden. Voorheen maakte het team reeds gebruik van een dergelijke applicatie maar deze contracten die nog op naam stonden van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen zijn opgezegd. Het nieuwe af te sluiten onderhouds- en leveringscontract komt op naam van Noaberkracht. De structurele lasten komen dan ook voor rekening van Noaberkracht. Deze onderhoudslasten bedragen in totaal €3.600 per jaar voor beide gemeenten samen, verdeling volgens de verdeelsleutel. De budgetten worden van beide gemeenten overgeheveld naar Noaberkracht.

Overheveling (éénmalige) onderhoudskosten Dezta

Omdat de inwerkingtreding van de Omgevingswet wederom is uitgesteld is het noodzakelijk om het gebruik van het bestemmingsplan beheerprogramma Dezta met 1 jaar voort te zetten. Het was oorspronkelijk de bedoeling om per 1-1-2022 hiermee te stoppen. De extra incidentele kosten om Dezta 1 jaar langer door te gebruiken bedragen € 6.200. Deze kosten worden gedekt vanuit het projectbudget van de Omgevingswet.

Aanschaf Elektrische Bakfiets

Door de nieuwe vorm van samenwerking bij de buitendienst van de afdeling Openbare Ruimte is gebleken dat er behoefte is aan een andere aanpak van werkprocessen waarbij het gebruik van aanhangers minder noodzakelijk blijkt. Daarnaast beschikken niet alle medewerkers vanuit SPD en (oud) Soweco over een rijbewijs. Vanuit de medewerkers is er sterk de behoefte om efficiënt en eenvoudiger de werkplekken in de grote kernen te kunnen bereiken. In plaats van het vervangen van 2 aanhangwagens is er daarom (als een soort proef) gekozen voor een elektrische bakfiets.

Dit is een mooie aanzet in het kader van verduurzaming van het voertuigen park. Bij de medewerkers slaat dit concept goed aan. Naar verwachting worden meerdere voertuigen door een electrische bakfiets vervangen. 

Er zijn geen financiële ontwikkelingen voor het onderdeel tractie.

Leaseauto's

De leaseauto's, die beschikbaar zijn voor dienstreizen, zijn vervangen door elektrische auto's. Daarmee dragen we als organisatie bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.

Extra kosten verlenging 4 elektrische lease auto's 

In eerste instantie zou er alleen voor het jaar 2020 een 1-jarig leasecontract afgesloten worden voor 4 elektrische auto's en 4 elektrsiche fietsen. In het Mobiliteitsplan zou onderzocht worden of de elektrische auto's blijven en hoe de hogere lasten structureel gedekt zullen worden.  Het Mobiliteitsplan is nog niet vastgesteld. Daarom zijn de leasecontracten voor de 4 elektrische auto's met 1 jaar verlengd met de mogelijkheid deze maandelijks op te zeggen. Het contract voor de 4 fietsen is niet verlengd. Voor de verlening van het leasecontract van de elektrische auto's is geen dekking beschikbaar binnen de begroting van Noaberkracht. De extra kosten voor 2021 bedragen ongeveer €30.000. €10.000 kan gedekt worden uit de post onvoorzien en € 20.000 uit de flexibele schil. De verwachting is dat het Mobiliteitsplan in 2022 gereed is en dat daarin de structurele dekking geregeld is. 

Kosten Energiebesparende maatregelen

Volgens het activiteitenbesluit zijn we verplicht om energiebesparende maatregelen uit te voeren die een terugverdientijd korter dan 5 jaar hebben. Door een aankoop van Energie Managementsysteem kunnen energiekosten op elektra bespaard worden ter hoogte van ongeveer € 7.000 per jaar. De kosten van de investering in het Energie Managementsysteem bedragen € 28.800 met een afschrijving van 12 jaar. Dekking voor de afschrijvingslasten van € 2.400 per jaar kan naar verwachting gevonden worden worden in de besparing op energiekosten. 

Toename kosten verzenden poststukken

In vergelijking met 2020  zijn in het eerste halfjaar van 2021 meer poststukken verstuurd. 

Januari – juli 2020: 25.967 stuks.
Januari – juli 2021: 41.759 stuks.

Deze stijging van het aantal verzonden poststukken plus de stijging van het tarief zorgen voor hogere portokosten in 2021.

Ook is er in de eerste helft van 2021 relatief veel 24-uurs post verstuurd. 24-uurspost wordt momenteel vanwege de verdergaande digitalisatie standaard niet meer aangeboden door de postaanbieders in Nederland. De dienst is daardoor ontzettend duur geworden. Als de trend van meer 24-uurs post zich zo doorzet is er niet voldoende financiële ruimte in het budget. De komende tijd zullen we daarom extra kritisch gaan kijken welke poststukken allemaal via Noaberkracht 24-uurspost verzonden moeten worden. In het 1e programmajournaal van 2022 hopen wij een beter beeld te hebben in de poststromen en de kosten komen wij hierop terug.

Project Omgevingswet

Met de omgevingswet werken we toe naar de inwerktreding per 1 januari 2022. Daarin hebben we de afgelopen drie maanden de volgende mijlpalen behaald:

1. Vaststelling van MijnOmgevingsvisie door de gemeenteraad
2. Terugkoppeling van en toelichting op MijnOmgevingsvisie bij de verschillende betrokkenen
3. De oplevering en verspreiding van animaties ten behoeve van de Omgevingsvisie
4. Een  pilot uitgevoerd, waarin er geoefend is met het maken van een stukje omgevingsplan
5. Door de VNG benaderd voor deelname aan een Ketentest waarin gezamenlijk met de VNG de digitale keten rondom aanlevering van het Omgevingsplan en vergunningsverlening getest wordt.
6. Een eerste concept Uitgangspuntennotitie m.b.t Omgevingsprogramma’s en het Omgevingsplan opgesteld
7. Verzorgen van training & opleiding aan diverse teams en ambtenaren

Er zijn geen financiële ontwikkelingen voor het onderdeel projecten.