7. Programma Bedrijfsvoering

Ontmanteling Soweco en komst niet regeling gebonden personeel

De wsw-ers werkzaam bij soweco zijn per 1 januari 2021 overgegaan naar de gemeente Tubbergen. Niet regeling gebonden (ambtelijke) medewerkers die komen te werken bij de Nieuwe uitvoeringsorganisatie dan wel bij de buitendienst van Noaberkracht, komen naar verwachting omstreeks juli 2021 in dienst bij Noaberkracht. Het door Soweco opgestelde sociaal plan en de daarin opgenomen plaatsingsprocedure zijn daarbij leidend. Door deze ontmanteling groeit de buitendienst van Openbare Ruimte. Een bedrijfsplan wordt voorbereid hoe we onze  organisatie daaraan kunnen aanpassen.

Implementatie samenwerking uitvoering Participatiewet

De bestaande samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Almelo eindigt per 1 januari 2022. Na eerder onderzoek hebben de colleges van Dinkelland, Tubbergen en Oldenzaal in december 2020 besloten om vanaf 1 januari 2022 te gaan samenwerken bij de uitvoering van de Participatiewet.  De voorbereiding is in het eerste kwartaal 2021 opgestart.

Generatiepact

De regeling generatiepact is verlengd tot 1 januari 2022. Dat wil zeggen dat medewerkers tot dat moment nog kunnen deelnemen aan deze regeling. In 2021 vindt een evaluatie plaats hoe we vitaliteit van medewerkers en doorontwikkeling van Noaberkracht kunnen vormgeven.

Detacheringen

Als Noaberkracht detacheren we onze medewerkers naar andere organisaties, hiervoor krijgen we een vergoeding van deze organisaties. De verwachte vergoeding voor het jaar 2021 is €141.000. Dit bedrag wordt toegevoegd aan de flexibele schil binnen Noaberkracht.

Flexibele schil

Het tijdelijke contract met de interim gemeentesecretaris Dinkelland / algemene directeur Noaberkracht is in het eerste kwartaal 2021 als gevolg van langdurige ziekte verlengd tot en met 31 december 2021. Dit houdt in dat we ook in het jaar 2021 voor een behoorlijke periode geconfronteerd worden met dubbele lasten. Dit trekt een dermate zware wissel op de flexibele schil dat we nu al aangeven dat we verwachten dat de flexibele schil voor het jaar 2021 aangevuld zal moeten worden. In het 2e programmajournaal komen we hier op terug.

Reparatie verwarmingsketel Denekamp

Naar aanleiding van een lekkage in een verwarmingsketel in het gemeentehuis in Denekamp zijn er onderdelen vervangen. De totaal onvoorziene kosten bedragen € 15.825. De optie om de gehele ketel te vervangen is ook beoordeeld. Hiermee zou een bedrag gemoeid van € 30.000 waarbij de afschrijving dan uitgesmeerd kan worden over een periode van 20 jaar. Omdat we richting 2030 stappen moeten gaan zetten richting duurzaamheid en gasloos verwarmen is een dergelijke investering nu echter niet verstandig.

Indexatie energiekosten

De afgelopen jaren hebben we gezien dat de kosten voor elektra flink gestegen zijn, de tekorten lopen steeds verder op. Om deze reden wordt het budget voor elektra van de gemeentehuizen en de gemeentewerf verhoogd met een bedrag van €21.000. De kosten worden ten laste van de stelpost prijsindexaties gebracht (bij de beide gemeenten).

Reparatie verwarmingsketel Denekamp

De kosten voor de reparatie van de verwarmingsketel in Denekamp bedroegen €15.825. In Noaberkracht is een stelpost opgenomen van €10.000 voor onvoorziene kosten. Deze post kan ter dekking ingezet worden. Het voorstel is om het restant van de kosten a €5.825 te dekken uit de flexibele schil.

Monitoren en up-to-date houden ICT netwerk en beveiliging

Om dreigingen van buitenaf te kunnen weren hebben wij componenten ingericht om onze gegevens beter te beschermen. De vervanging van onderdelen van het netwerk (oa. switches) staan in de 2e helft van 2021 gepland. Daarnaast is er een aparte backupomgeving ingericht die bereikbaar blijft ingeval van een calamiteit binnen het Noaberkracht ICT-netwerk.  Beide gemeenten zijn gevraagd bij te dragen in de structurele kosten van deze oplossing. Zie hiervoor ook de financiële ontwikkelingen.

Vervangen ICT management systeem (ZenWorks)

Met de voorbereidingen voor de aankoop van nieuwe software is een start gemaakt. 

Deelnemen in IT-Platform Twente

Wij nemen in 2021 deel aan diverse teams voor verschillende initiatieven zoals:

• Kernteam
• Strategieteam
• GGI-netwerk

Ook zijn inmiddels diverse producten afgenomen/ geïmplementeerd:

• Regionaal knooppunt. Hieronder vallen de koppelingen:
  • Omgevingsloket Online
  • Landelijke Voorziening WOZ (Kadaster)
  • Gemeentelijk Gegevensknooppunt (WMO en Jeugdzorg) (Inlichtingenbureau)
  • Handelsregister-NHR (KVK)
  • Digitaal Stelsel Omgevingswet
  • WOZ Massale bevragingen
  • CAReL – Key2DDS

• Regionale aansluiting GGI-Netwerk
  • We nemen op dit moment nog geen diensten af.
• GovRoam

Procesverbetering

Hierna volgt een overzicht van processen die momenteel zijn, of nog worden, verbeterd (niet uitputtend):

• Handhavingsverzoeken
• Inkoop en aanbesteding
• Subsidie aanvragen
• Omgevingswet
• Wob-verzoeken
• Bouwkavel inschrijving

Doorontwikkeling eDienstverlening

In 2020 is voor doorontwikkeling eDienstverlening door beide gemeenten in totaal structureel een budget beschikbaar gesteld van €40.000. In April 2021 is de eDienst “Mijn Regie” voor de Saas-applicatie Suite4SocialeRegie aangekocht. De jaarlijkse kosten bedragen €6.690.  Daarmee blijft er een restantbudget van €33.310 per jaar beschikbaar.

Doorontwikkeling Software

Als gevolg van het opzeggen en aanpassen van software onderhoudscontracten in 2020 is er in 2021 voor doorontwikkeling software structureel een budget samengesteld van € 15.000.  Het is de bedoeling om toekomstige meevallers in dit budget te verzamelen zodat er voor doorontwikkeling van  applicaties in eerste instantie dekking voor handen is. In April 2021 is voor het team Handhaving een Controle App aangekocht. De structurele onderhoudslasten van €1.200 zijn ten laste van dit budget gekomen. In totaal blijft er €13.800 per jaar beschikbaar.

Huur Microsoft 365 Licenties

In 2020 heeft er een herziening plaatsgevonden van de Microsoft contracten. Dit heeft geresulteerd in één nieuwe Microsoft Enterprise 365 overeenkomst. Het grote verschil met de oude overeenkomsten is, dat er geen licenties meer gekocht zijn waarover jaarlijks onderhoudskosten betaald moet worden, maar dat overgestapt is naar een licentiestructuur op basis van huur.  Het voordeel hierbij is dat er jaarlijks een afstemming kan plaatsvinden met de werkelijke in gebruik zijnde licenties. De huurkosten voor de licenties bedragen €193.800 per jaar.

Extra kosten en mogelijke besparingen van thuiswerken en hybride werken.

Na de vaststelling van de visie op “Het werken bij Noaberkracht” is de projectgroep aan de slag gegaan met het in kaart brengen van de consequenties van het thuiswerken en hybride werken in het zogenaamde post corona tijdperk. De verwachting is immers dat medewerkers van Noaberkracht meer dan voor de crisis vanuit huis zullen gaan werken. Dit geldt overigens niet alleen voor Noaberkracht maar er wordt in het kader van de nieuwe cao ook gesproken over het faciliteren van thuiswerken o.a. wordt gesproken over een thuiswerkvergoeding. Daarmee lijkt thuiswerken onderdeel van het werkgeverschap. Gemeenten en dus ook Noaberkracht zullen moeten investeren in digitalisering. Naast de aanschaf van laptops, softwarelicenties worden ook structureel extra kosten voorzien voor ICT-ondersteuning en digitale beveiliging. De extra kosten worden naar verwachting ook voor een deel gecompenseerd door lagere uitgaven aan de fysieke werkomgeving op kantoor, catering en facilitaire zaken, en bijvoorbeeld vergoedingen voor reiskosten. Mogelijk kan op termijn dan ook nog bespaard worden kantoorruimte. Per saldo is de verwachting dat thuiswerken tot hogere lasten zal leiden. In het 2^e programmajournaal 2021 en mogelijk ook nog later, afhankelijk van duidelijkheid over de cao-afspraken, zal hierop terug gekomen worden.   

Back-up cloudoplossing

Het afgelopen jaar hebben we enkele informatiebeveiligingsincidenten gezien die het landelijk nieuws hebben gehaald. Deze incidenten hebben gemeen dat er sprake is van grote impact op de dienstverlening van de betreffende organisaties. Vanuit Noaberkracht proberen we trends, ontwikkelingen en aanbevelingen te volgen. We zien vooral dat 'inbrekers' zich steeds meer gaan richten op de back-up van een organisatie.  Om de backup-data voldoende te kunnen beveiligen zijn hiervoor geavanceerde beveiligingscomponenten aangekocht. De totale omvang van alleen de dienst komt structureel op €43.680 per jaar. Deze kosten worden volgens de verdeelsleutel in rekening gebracht bij beide deelnemende gemeenten.

Vrijval kapitaallasten

Binnen ICT wordt jaarlijks kritisch gekeken welke investeringen het volgende jaar vervangen moeten worden. Hierbij wordt gekeken of het al noodzakelijk is om de investering te vervangen en daardoor wordt vaak afgeweken van de vastgestelde afschrijvingstermijnen. Het blijkt namelijk dat een investering vaak langer meegaat dan waar mee gerekend wordt. Doordat veel geplande investeringen doorgeschoven zijn omdat deze prima nog een (aantal) jaar mee kunnen, vallen er afschrijvingslasten vrij. Het voorstel is om de vrijgevallen afschrijvingslasten binnen ICT van €214.000 toe te voegen aan de flexibele schil.

Er zijn geen actuele ontwikkelingen en nieuw beleid voor het onderdeel tractie.

Indexering onderhoudskosten

De budgetten voor onderhoud van tractie zijn de afgelopen jaren niet geïndexeerd. Niet omdat de kosten niet stegen, maar omdat dekking gevonden kon worden binnen andere meevallers. Dat lijkt vanaf dit moment niet meer mogelijk. Om deze reden worden de budgetten voor onderhoud tractie verhoogd met de verwachte prijsindexatie, een bedrag van in totaal €16.000. De kosten worden ten laste van de stelpost prijsindexaties gebracht (bij de beide gemeenten).

Leaseauto's

De leaseauto's, die beschikbaar zijn voor dienstreizen, zijn vervangen door elektrische auto's. Daarmee dragen we als organisatie bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.

Er zijn geen financiële ontwikkelingen voor het onderdeel goederen en diensten, overig.

Project Omgevingswet

Met de omgevingswet werken we toe naar de inwerktreding per 1 januari 2022. Daarin hebben we de afgelopen drie maanden de volgende mijlpalen behaald:

1. Vaststelling van MijnOmgevingsvisie door de gemeenteraad
2. Terugkoppeling van en toelichting op MijnOmgevingsvisie bij de verschillende betrokkenen
3. De oplevering en verspreiding van animaties ten behoeve van de Omgevingsvisie
4. Een  pilot uitgevoerd, waarin er geoefend is met het maken van een stukje omgevingsplan
5. Door de VNG benaderd voor deelname aan een Ketentest waarin gezamenlijk met de VNG de digitale keten rondom aanlevering van het Omgevingsplan en vergunningsverlening getest wordt.
6. Een eerste concept Uitgangspuntennotitie m.b.t Omgevingsprogramma’s en het Omgevingsplan opgesteld
7. Verzorgen van training & opleiding aan diverse teams en ambtenaren

Project Huisvesting

Het vastgestelde huisvestingsplan is goed ingepast in het definitieve VO van het Glashoes. 

Project Duurzaamheid
In de begroting 2021 van de gemeente Dinkelland en de gemeente Tubbergen onder “Nieuw beleid structureel” voor de programma’s Duurzaamheid” aangegeven dat er géén vrije structurele ruimte voor nieuw beleid was. Besloten is de kosten voor 2 jaar (2 keer €231.000 = €462.000) te dekken met incidentele middelen.

Praktisch gezien voert Noaberkracht de werkzaamheden voor beide gemeenten uit. Noaberkracht brengt over 2021 en 2022 de gemaakte kosten volgens de verdeelsleutel in rekening bij de gemeente Dinkelland en de gemeente Tubbergen. Gezien het feit dat externe inhuur voor een periode van 2 jaar hogere kosten met zich mee brengt dan structurele kosten, moeten we er rekening mee houden dat de kans groot is dat er meerkosten uit voortkomen. In het 2e programmajournaal 2021 worden de meerkosten concreter voorgelegd aan de beide gemeenten.

Er zijn geen financiële ontwikkelingen voor het onderdeel projecten.